طريقة كتابة خطاب شكر رسمي

طريقة كتابة خطاب شكر رسمي

طريقة كتابة خطاب شكر رسمي، خطاب الشكر هو أحد وسائل الاتصال غير المباشرة التي تستخدم لأغراض عديدة ومختلفة وبطرق متعددة، إما من خلال الرسائل الورقية المعتادة أو عن طريق البريد الإلكتروني، ويكون مستلم الرسالة فردًا محددًا أو واحدًا من الجهات الرسمية، وهناك نوعان من خطاب الشكر خطاب الشكر الرسمي وخطاب الشكر الشخصي، وسنتحدث في هذا المقال عن خطاب الشكر الرسمي، وطريقة كتابته، للمزيد من المعلومات حول هذا الموضوع، ابقوا معنا.

ما هي خطوات كتابة خطاب شكر رسمي

كتابة مقدمة للحرف، يكتب في بداية الحرف، ويبدأ أولاً بترك مسافة من كلمة واحدة، ثم كتابة (إلى) ثم اسم الشخص الذي من المفترض أن يتم إرسال الرسالة إليه ويجب أن تكون صياغة الخطاب رسمية بما يتناسب مع منصب هذا الشخص، على سبيل المثال، يمكن أن يطلق عليه السيد، السيدة، أو السيد الأستاذ، وما إلى ذلك، وبعدها قم بهذه الخطوات:

  •  بعد الانتهاء من كتابة الاسم، يتم كتابة جملة (التحية الجيدة وبعدها).
  • وتتبع هذه الجملة برسالة الشكر المرغوبة.
  • اذكر عنوان الموضوع المطلوب والغرض من كتابة هذه الرسالة.
  • بحيث تبدأ الخطوة التالية وهي كتابة محتوى الرسالة.

كتابة محتوى الرسالة

 يتضمن محتوى الرسالة موضوع الرسالة بطريقة أكثر تفصيلاً، ولكن يجب تجنب المماطلة غير الضرورية، كلمات جذابة وعبارات إيجابية متنوعة، ويجب مراعاة المصداقية الشديدة في الرسالة، حيث يفضل تجنب المبالغة وذكر أشياء لم يفعلها المستلم على الإطلاق والتي لا تناسبه، فكلما كانت الرسالة متوافقة مع الشخص الموجه إليه، يحظى بقبول وتفهم أفضل من الشخص، فهو دليل على صدق شخصية المرسل وتقديره لأهمية المتلقي.

كتابة خاتمة الخطاب

يجب أن تحتوي خاتمة الخطاب على مجموعة من الكلمات التي تدل على الرغبة في النجاح والتقدم للجهة الرسمية أو للمتلقي، ويمكن الدعاء لهم بالنجاح وتحقيق العديد من التطورات في لكن يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الخاتمة لا يجب أن تكون أكبر من ذلك فهي ضرورية، حيث يجب ألا تتجاوز سطرين أو ثلاثة، وفي النهاية اكتب اسم المرسل وتاريخ إرسال الخطاب.

نصائح مهمة عند كتابة خطاب شكر

الالتزام باللغة الكلاسيكية، يجب الحرص على أن تكون الرسالة مكتوبة باللغتين العربية الرسمية، ويجب الانتباه إلى جميع النقاط المتعلقة باللغة مثل الأسلوب النحوي وعلامات الترقيم وغيرها، لأن الحرف يجب أن يتكامل وإنه خالٍ من الأخطاء وبعيد عن النحافة تمامًا، ومن الضروري تجنب ذكر أي كلمة عامية أو رموز غير واضحة يصعب فهمها.

أهمية عدم الإطالة والتكرار في الخطاب الرسمي

هذا من أساسيات كتابة خطاب الشكر، حيث يجب تجنب التكرار غير الضروري للكلمات المختلفة حتى لو كانت هذه الكلمات تحتوي على شكر ومدح، حيث يعمل هذا التكرار على إرسال الملل إلى المستلم و اجعل الرسالة ضعيفة وليست قوية، ويجب أن تكون الرسالة قصيرة إلى حد كبير، ويجب اختيار مجموعة متنوعة من كلمات المديح والثناء، وقم مراجعة الرسالة قبل إرسالها يجب التأكد من خلو الرسالة من أي أخطاء إملائية قبل إرسالها، لذلك من الضروري قراءة الرسالة بعناية بعد الانتهاء من كتابتها والتأكد من عدم احتوائها على الأخطاء التي ذكرناها، وبعد التأكد من كل هذه الأمور يتم إرسال الخطاب على الفور.

قد تكون موظف في إحدى الشركات الرسمية أو تعمل لدى أحد الشخصيات الرسمية، قد تحصل بعض المواقف التي تتطلب كتابة أمور رسمية مثل طلب إجازة رسمي، أو كتابة خطاب شكر بشكل رسمي أو غير ذلك، من خلال سطور هذا المقال تعرفنا على طريقة كتابة خطاب بشكل رسمي، الذي يبحث عنه العديد من الأشخاص.

اترك تعليقاً